header.jpg - 43.83 kb

Miért jó, ha rendben vannak a cég szabályzatai? Erre a kérdésre sok válasz adható. Még mindig sokan vannak, akiket csupán a büntetéstől való félelem motivál. Sőt, vannak cégvezetők, akik kivárják a hatósági ellenőrzést, és csak akkor készítik el, vagy rendelik meg az előírt dokumentáció elkészítését. Úgy vélik, hogy az adminisztrációs kötelezettségek teljesítése meg nem térülő költség. Pedig ez nincs így. Igaz, egy két-három fős apró cég életében kicsit furcsa munkaköri leírásról. vagy más szabályzatról beszélni, hiszen ezekben az esetekben a munkakapcsolat többnyire bizalmi viszonyon alapul. Igaz, amíg jó a kapcsolat addig egyik fél sem hivatkozik szabályzatokra. Ha megromlik a viszony, és esetleg jogvita keletkezik akkor minden dokumentumnak jelentősége lesz. Ilyenkor már nem mindegy, hogy mi szerepel a munkaszerződésben, mit tartalmaz a munkaköri leírás. Ezek a dokumentumok segítenek eldönteni, hogy a felek megtartották-e a köztük létrejött megállapodást, illetve, hogy ki, milyen mértékben szegte meg azt.

Ilyen dokumentumok (a teljesség igénye nélkül):

Nagyobb, több száz fő feletti foglalkoztatotti létszám esetében fontos lehet még az egységes teljesítmény-értékelés, az előmeneteli rendszer szabályozása. Vállalati szinten ez teszi lehetővé az egységes, megkülönböztetés mentes HR gyakorlat kialakítását A másik kérdés a szakmai oldal. A munkakapcsolathoz tartozó jogokkal kötelezettségekkel érdemes tisztában lenni mind a munkaadói, mind a munkavállalói oldalon. Ezzel sok későbbi kellemetlenség elkerülhető. Itt nem csak a szándékos átverésekre gondolok. A legtöbb olvasóm tudna arról történetet mesélni, hogy őt, vagy valamelyik ismerősét az érvényes szerződés ellenére nem fizették ki, vagy más módon becsapták. Embertelen körülmények között dolgoztatták és még a minimális munkafeltételeket sem biztosították. De hallhatunk eseteket becstelen munkavállalókról, akik a munkahelyükre inkább csak pihengetni járnak be. Én most nem ezekről az esetekről beszélek. Teljesen becsületes szerződéses kapcsolatokban is előfordulhat, hogy egy megfogalmazott feltételen teljesen mást értenek a felek. Például nincs mindenki tisztában a határozott, vagy a határozatlan idejű munkaviszony közötti különbségekkel. Vagy, hogy a munkavállaló pontosan milyen feltételeket köteles biztosítani az biztonságos, egészséget nem veszélyeztető munkafeltételek biztosítása érdekében. Több feladat, mint az munkavédelmi szabályzat, tűzvédelmi szabályzat, munkavédelmi kockázat-értékelés vagy az egyéni védőeszközök juttatási rendje, speciális ismereteket kíván.A munkavállalók és munkáltatók jogai, kötelezettségeit illetve azok szabályzatba foglalásának módját jogszabályok határozzák meg.  

Ezeket a jogszabályokat megismerhetjük, ha ellátogatunk a Nemzeti Jogszabálytár oldalára.  A jogszabályok helyes értelmezéséhez (hacsak nem vagyunk a szakma szakértői) néha jobb, ha segítséget veszünk igénybe Különös kihívást jelent az egyre jobban terjedő atipikus foglalkoztatási formák terjedése.   A munkaügyi, HR-es dokumentumokra épül az egyéb szakterületek dokumentációja. A munkavédelmi kockázat-értékelés fontos alapdokumentuma a munkaköri leírás, hiszen az abban leírt feladatokhoz kapcsolódóan kell vizsgálni a munkakörnyezetből, a folyamatokból eredő kockázatokat. A kockázat-értékelés megállapításai adnak információt a foglalkozás-egészségügyi vizsgálatok és az egyéni védőeszközök juttatási rendjének kialakításához. Az egyéni védőeszközök juttatási rendje általában a munkavédelmi szabályzat melléklete. Miként a munkavédelmi oktatási tematika is.

A szabályzatok egymásra épülnek, kiegészítik egymást. Sok vállalkozó ennek ellenére még mindig felesleges pénzkidobásnak, vagy időpocsékolásnak tartja a szabályzatok elkészítését. Azért el kell ismerni, hogy a helyzet sokat javult. Én a kilencvenes évek közepén indítottam a vállalkozásomat. Legtöbb megrendelőm arra törekedett, hogy a lehető legszükségesebb mértékre szorítsuk a dokumentációt - természetesen minimális költségvetéssel.

A legmegdöbbentőbb eset az volt, amikor a cégvezető arra kért, hogy tegyem rendbe az általa üzemeltetett forgácsoló műhely dokumentációját. A műhelybe leselejtezett berendezéseket telepítettek. Mindent vastagon borított a fémforgács. A gépek között a közlekedési útvonal szúk volt, a padozat botlásveszélyes. A műhely egyben raktár is volt. Az egyik sarokban több felirat nélküli hordó állt, aminek a tatalmát csak sejteni lehetett. Amikor elkezdtem sorolni a hiányosságokat a cégvezető roppant csalódott lett. Ő arra számított, hogy fizet nekem némi pénzt, amiért cserébe adok egy dokumentumot amit csatolhat a telephelyengedély kérelméhez. Ezt a kérését természetesen nem tudtam teljesíteni. Közben az elmúlt húsz év alatt szerencsére sokat változott a helyzet. Sok olyan céggel találkoztam, akik nem a törvény szigora miatt tejesítik a kötelezettségeiket. Ők elfogadták, hogy jól elkészített, karbantartott adminisztráció épp úgy a termelési folyamat része, mint az anyagbeszerzés, a termelés, vagy az értékesítés. Nem azért biztosítják a dolgozóiknak a kollektív, vagy egyéni védőeszközöket, mert kötelező, hanem józan megfontolások miatt. Ha nincsenek rendben a dolgok, nem a bírság az egyetlen felmerülő költség. Egy esetleges munkabaleset, foglalkozási betegség óriási anyagi terhet róhat a foglalkoztatóra. És nem ez az egyetlen kockázat. Sok munkajogi, vagy kártérítési per elkerülhető lenne, ha a felek tisztán, dokumentáltan közölnék egymással elvárásaikat. És most ismét visszatérünk a munkaszerződéshez, és a munkaköri leíráshoz, a munkaviszony két alapvető dokumentumához. Ezek megléte, karbantartása egy nagyobb vállalatnál ma már nem kérdés, sőt ezek elkészítéséről munkáltató minőségbiztosítási rendszere rendelkezik. Ennek ellenére úgy vélem, hogy a vállalati dokumentáció karbantartása kisebb cégeknél is ésszerű, megtérülő beruházás.